全国警備業協会(青山幸恭会長)は9月29日、「平成28年度第3回理事会」を開催した。青山会長、福島克臣専務理事、各理事らが出席し、6か月後に加入期限が迫った社会保険未加入問題への対応、「11月1日・警備の日」全国大会開催など、全警協の活動が報告された。

報告は、次の6事項。

【基本問題諮問委員会および調査部会の開催状況】

全警協は学識経験者などが出席し業界の課題について幅広く議論を行う「基本問題諮問委員会」を設置。その初会合を5月23日に開いた。また、その下部組織としてテーマを絞って専門的に議論する「調査部会」を6月30日、7月28日、9月5日の計3回開催した。

【社会保険未加入問題の対応】

2回目の調査部会で「社会保険に加入しない理由などを具体的に把握することが重要」との意見が出たことを受け、各県協会長宛に9月14日、実態調査のアンケートを要請した。

また社会保険の適用要件などについて改めて周知するため全警協が作成した資料「労働保険・社会保険等の適用要件・適用除外要件について」を各県協会に配布するとともに、「社会保険未加入問題に関する相談窓口」を設置したことを通知した。

相談窓口の問い合わせ先は、電話03-3342-5821、FAX03-3342-6074、Eメールはf-saitou@ajssa.or.jp(全警協総務部次長・齋藤文夫氏のアドレス)。

【「警備の日」全国大会】

　11月2日、千代田区の会場で「警備の日・全国大会」を開催し、「11月1日・警備の日」での各県協会の活動報告を行う。

【APSAインドネシア総会・国際会議への参加】

アジア警備業協会(APSA)日本派遣団8人は、10月11・12日に開催される「APSAインドネシア総会・国際会議」に出席する。来年予定されている「APSA広島大会」に向けて現在、「広島開催準備委員会」を設置し、内容についての検討を続けている。

【関係省庁に予算編成に当たっての要望書提出】

　青山会長は菅義偉内閣官房長官に対し、公共工事をはじめ官公庁関係の警備業務の国の予算編成に当たっての要望書を提出した。

【リオ五輪競技大会を視察】

　「2020東京大会」の安全な開催につなげるため、青山会長と事務局員1人が8月19日から5日間、リオ五輪を視察した。理事会では本紙9月21日号6面「青山会長リオ視察記事」が資料として配布された。

警視庁牛込警察署(東京都新宿区)管内の警備業者で構成する「牛込警備業連絡協議会」(有馬徹会長=日本連合警備社長)は9月29日、港区内で開催された平成28年全国地域安全運動中央大会(主催=公益財団法人全国防犯協会連合会、警察庁)で、功労ボランティア団体として「社会安全貢献賞」を授与された。

同大会における警備業の表彰は、平成10(1998)年に「島根県警備業協会防犯協力会」が多年にわたる防犯活動により防犯功労団体として表彰されて以来。

牛込警備業協議会は昭和63(1988)年に牛込防犯協会の職域支部として発足し、現在の会員は21社。日頃から青パトによる定期的な巡回や子供たちの見守り活動、特殊詐欺防止などの広報活動に加え、今年1月には女性警備員のパトロール隊「エーデルワイス」を結成するなど、牛込警察署と連携して各種の活動に積極的に取り組んでいる。平成27年には警視庁生活安全部長から地域安全運動を推進する同協議会に感謝状が贈られた。

全国地域安全運動は、警察と防犯協会などの団体が連携して“安心して暮らせる地域社会”の実現を図るため昭和52(1977)年にスタート、毎年10月11日から20日まで行われる。同大会は昭和53年に全国防犯運動中央大会として開かれ、毎年開催されている。

今年の大会では、全国各地で地域の安全のために活躍する93人の防犯功労者(防犯栄誉金賞)、38の防犯功労団体が坂口正芳・警察庁長官と太田美明・全国防犯協会連合会会長の連名表彰を受け、30の功労ボランティア団体とポスターなどの最優秀賞5人が太田会長の表彰を受けた。

有馬会長の話　(今回の受賞は)当協議会の発足以来、歴代の関係者が防犯活動で地域の安全安心に貢献してきた賜物と感謝しています。今後も活動を積み重ねて、後続の人たちにつなげたいと思います。

上下番管理担当者の負担軽減

ALSOK(東京都港区、青山幸恭社長)は今年5月、常駐臨時警備の管理業務をシステム化し、効率アップを図った。使用ソフトは、KYODOU(東京都新宿区、澤橋秀行社長)のシフト&勤怠システム「Shift　MAX(シフトマックス)」。導入の経緯と効果を、ALSOK総合事務部SS事務課に聞いた。

ALSOKは、協力会社の常駐臨時警備の勤怠を同社稲城ビルの総合事務部SS事務課で管理している。

従来、担当者は協力会社警備員から自宅出発、上番・下番、退出などの報告を、平日日中に電話連絡で受けていた。しかし朝夕の一定時間に電話連絡が集中し業務が繁雑になること、警備業務が土日・夜間にも広がることから、対応を検討する必要性が出てきた。

そこで同課では平成26年5月から、担当者の業務負担を軽減し、人員の省力化を図ることを目的とした24時間・365日対応可能な勤怠システムの導入を検討し始めた。

膨らむ要望を整理

同課はまず、メーカー2社が販売している勤怠システムを試してみた。SS事務課・岩脇祐太課長代理は、そのときの印象を次のように話す。

　「どちらの会社も警備業務なら必須である電話の報告効率化についての提案がなく、一般的な勤怠システムの枠から抜け出ていない印象でした。実際に業務で使用したときに使いにくそうだと感じ、導入する気になりませんでした」。

1年が過ぎ、媒体広告で「シフトマックス」の存在を知り、抱えている課題をすべて解決できるシステムであることから再び採用を検討。フレキシブルな対応が可能な同システムに一時は要望が膨らんだが、繰り返し行ったコンサルティングでそれらを整理し、昨年秋に要件定義を固めた。

　同社の要求に合わせたカスタマイズを行ったうえで今年4月に試作版の「仮納品」、そして社内環境で実際に使ってみる「テスト運用」を経て、5月2日の本稼働に至った。

電話対応が大幅に減少

システムを導入した効果としては、まず報告電話の件数が大きく減少したことが挙げられる。

上下番の連絡は携帯電話やスマートフォンで報告するケースが多く、それらを管理する担当者は朝・夕の電話対応とホワイトボードを使ったシフト管理を行うことが多い。

　「シフトマックス」による出退勤の自動受付システムを利用すると、携帯電話やスマートフォンで指定の電話番号に発信し、音声ガイダンスに従って必要な番号をボタンプッシュするだけで出退勤の報告が完了する。担当者は電話対応に追われることなく、パソコンのモニターで隊員の動向をチェックするだけで済む。

同課ではシステム導入前は、担当者6～7人で一日300～400件の電話報告を受けていた。岩脇課長代理は現状をこう語る。

「電話が混む時間帯はあまりに多忙なため、聞いた内容を書き留めることに終始してしまい、『報告がないところを見つける』という本来の目的が後手にまわっていました。今は電話対応の回数が減り、チェックや緊急時の対応など重要な業務に時間を割くことができます」。

　業務の精度が向上しただけでなく、朝の担当者は3人に半減した。人員省力化により他の業務に就くことができるようになった。

請求額の自動確定へ

SS事務課・秋元誠課長代理は今後取り組む課題として、「請求金額確定の自動化」を挙げる。

「現在はまだ、現場報告書で確認する作業が必要ですが、臨時警備員に正確な作業終了時間をシステムで報告してもらえれば、その時点で請求金額を確定できます。発注書・請書など委託元と委託先で交わす書類や、臨時警備員への鍵の受け渡し・返却の仕組みなどの自動化が要望としてあります」。

その一方で、「入退出のデータ整形など、われわれ上下番管理担当者の負担軽減にもつなげていきたい」と豊富を語った。